Teknik Surat Menyurat Resmi

A.  Pengertian Surat

 Surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan informasi secara tertulis dari pihak yang satu kepada pihak lain. Informasi dalam surat dapat berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan, laporan, pemikiran, sanggahan, dan sebagainya. Agar komunikasi melalui surat dinilai efektif, maka isi atau maksud surat harus terang dan jelas, serta tidak menimbulkan salah arti pada pihak penerima.

B. Fungsi Surat

Fungsi surat dalam kehidupan bermasyarakat antara lain yaitu :

1. Surat sebagai alatkomunikasi tertulis 
2. Surat sebagai alat bukti tertulis 
3. Surat sebagai duta/wakil penulis
4. Surat sebagai pedoman

C. Surat Resmi

Surat resmi adalah surat yang disampaikan oleh suatu instansi/lembaga kepada seseorang atau lembaga/instansi lainnya. Surat resmi (surat dinas) terbagi atas beberapa bagian, yaitu: 

1.Surat dinas pemerintah, yaitu surat resmi yang digunakan instansi pemerintah untuk kepentingan adminiustrasi pemerintahan. 
2.Surta niaga, yaitu surat resmi yang dipergunakan oleh perusahaan atau badan usaha. 
3.Surta sosial, yaitu surat resmi yanng dipergunakan oleh organisasi kemasyarakatan yang bersifat nirlaba ( nonprofit)

D. Syarat-Syarat Surat yang Baik
Secara garis besar suatu surat dapat dikatakan baik apabila memenuhi kriteria berikut ini: 

a. Surat disusun dengan teknik penyusunan yang benar, yaitu:

- Penyusunan letak bagian-bagian surat (bentuk surat) tepat sesuai dengan aturan atau pedoman yang telah ditentukan.

- Pengetikan surat benar, jelas, bersih, dan rapi, dengan format yang menarik.

- Pemakaian kertas sesuai dengan ukuran umum.

b. Isi surat harus dinyatakan secara ringkas, jelas, dan eksplisit. Hal ini dimaksudkan agar penerima dapat memahami isi surat dengan cepat, tepat, tidak ragu-ragu dan pengirim pun memperoleh jawaban secara cepat sesuai yang dikehendaki.

c. Bahasa yang digunakan haruslah bahasa Indonesia yang benar atau baku, sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia, baik mengenai pemilihan kata, ejaan, bentuk kata, maupun kalimatnya. Selain itu, bahasa surat haruslah efektif. Bahasa surat juga harus wajar, logis, hemat kata, cermat dalam pemilihan kata, sopan, dan menarik. Nada surat harus hormat, sopan dan simpatik. Sedapat mungkin hindari pemakaian bahasa asing yang padanannya sudah ada dalam bahasa Indonesia.

Untuk menyusun surat yang baik, penulis harus mengindahkan hal-hal berikut: 

1. Menetapkann lebih dahulu maksud surat, yaitu pokok pembicaraan yang ingin disampaikan kepada penerima surat, apakah itu berupa pemberitahuan, pernyataan, pertanyaan, permintaan, laporan atau hal lain.

2. Menetapkan urutan masalah yang akan dituliskan.

3. Merumuskan pokok pembicaraan itu satu persatu secara runtut, logis, teratur dengan menggunakan kalimat dan ungkapan yang menarik, segar, sopan, dan mudah ditangkap pembaca.

4. Menghindarkan sejauh mungkin penggunaan singkatan kata atau akronim, lebih-lebih yang tidak biasa atau singkatan bentuk sendiri.

5. Memperhatikan dan menguasai bentuk surat dan penulisan bagian-bagiannya.

6. Mengikuti pedoman penulisan ejaan dan tanda baca sebagaimana digariskan oleh Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia Yang Disempurnakan dan Pedoman Pembentukan Istilah dalam Bahasa Indonesia.

Dalam praktik di lapangan, masih banyak surat resmi yang penyusunannya tidak cermat, tidak memenuhi syarat-syarat surat yang baik. Oleh karena itu, pahamilah aturan-aturan tentang surat yang baik serta milikilah kepandaian atau keterampilan dalam menyusun surat.

 E. BAHASA SURAT

1. Kriteria Bahasa Surat Yang Baik

Bahasa surat harus memenuhi kriteria sebagai berikut:
a. Bahasa baku
b. Bahasa jelas atau tidak bermakna ganda
c. Lugas: tidak mubazir, tidak banyak basa-basi, mengikuti perkembangan bahasa surat
d. Efektif dan efisien
e. Bahasa padu, tiap gagasan dituangkan dalam 1 paragraf

Ciri paragraf yang baik:
a. Mengandung kesatuan isi
b. Kepaduan antar kalimat
c. Ada pengembangan gagasan pokok
d. Bernalar
e. Menarik atau mengandung rasa bahasa: kosa kata tepat, optimis, menghindari pengungkapan secara langsung hal-hal yang tidak menyenangkan
f. Taat asas

2. EYD Yang Sering Digunakan Dalam Surat Menyurat

a. Penulisan Nama dan Alamat Perusahaan

1. PT Persada Nusantara

Jalan Laksamana Yos Sudarso 101

 Bandar lampung 35256

2. PT Dian Rama Putra

Jalan H. Muhammad Salim 22

 Bandar Lampung 35146

b. Penulisan Nama Jabatan

Nama jabatan yang lazim di lingkungan perusahaan yaitu direktur, manajer, kepala, ketua. Huruf kapital dipakai sebagai huruf pertama nama-nama jabatan jika diikuti nama perusahaan. Contoh:

1. Direktur Utama PT Mandiri

2. Manajer PT Nusantara

c. Penulisan Bentuk Singkatan

Singkatan umum yang terdiri atas dua huruf, setiap hurufnya diikuti tanda titik. Contohnya:

1. a.n. : atas nama

2. d.a. : dengan alamat

3. s.d. : sampai dengan

Singkatan umum yang terdiri atas tiga huruf hanya diikuti satu tanda titik, contohnya:

1. Yth. : Yang terhormat

2. Bpk. : Bapak

3. Sdr. : Saudara

4. Jln. : Jalan

Singkatan lain yang diikuti tanda titik adalah singkatan nama orang dan singkatan nama gelar, baik gelar kesarjanaan, gelar bangsawan, maupun gelar keagamaan, misalnya:

1. A. Yani : Ahmad Yani (singkatan nama)

2. H. Saleh : Haji Saleh (singkatan gelar keagamaan)

3. Ir. Shofia : Insinyur Shofia (singkatan gelar kesarjanaan)

Singkatan satuan ukuran, takaran, timbangan, dan lambang mata uang tidak diikuti tanda titik, contohnya:

1. cm : centimeter

2. kg : kilogram

Singkatan nama perusahaan, lembaga pemerintah, organisasi, dan nama dokumen resmi yang terdiri atas huruf awal ditulis dengan huruf kapital dan tidak diberi tanda titik Contohnya:

1. MPR : Majelis Permusyawaratan Rakyat

2. PT : Perseroan Terbatas

F. Bentuk Dan Fungsi Bagian Surat

1.      Bentuk Surat

 Pada dasarnya bentuk surat dibedakan dua bentuk saja. Bentuk-bentuk surat yang lain merupakan variasi dari bentuk surat tersebut. Kedua bentuk surat tersebut adalah bentuk lurus atau bentuk balok (block style) dan bentuk lekuk (indented style).adapu variasinya yaitu:

a. Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style)

Bentuk surat seperti ini adalah bentuk surat yang paling mudah.

b. Bentuk Lurus (Block Style)

Pada umumnya bentuk semacam ini banyak digunakan di perusahaan.

c. Bentuk Lekuk (Indented Style)

Bentuk semacam ini cocok untuk surat yang alamat tujuannya singkat.

d. Bentuk Resmi (Official Style)

Bentuk semacam ini biasanya banyak digunakan oleh instansi pemerintah.

e. Bentuk Alinea Menggantung (Hanging Paragraph Style)

f. Bentuk Surat Resmi Gaya Baru

2.      Bagian-bagian Surat

(1) : kepala surat (2) : tanggal, bulan, tahun surat (3) : nomor surat (4) : lampiran (5) : hal atau perihal (6) : alamat yang dituju (alamat dalam) (7) : salam pembuka (8a) : alenia pembuka (8b) : isi surat (8c) : alenia penutup (9) : salam penutup (10) : tanda tangan penanggungjawab surat (11) : nama penanggungjawab surat (12) : jabatan penanggungjawab surat (13) : tembusan (14) : inisial

3.      Fungsi Bagian Surat

1. Kepala Surat (Kop Surat)

Untuk mempermudah mengetahui nama dan alamat kantor/organisasi atau keterangan lain mengenai badan, organisasi atau instansi yang mengirim surat tersebut. Biasanya kepala surat disusun dan dicetak dalam bentuk yang menarik, dan terdiri atas:

a. Nama kantor badan, organisasi atau instansi;

b. Alamat lengkap;

c. Nomor telepon (bila ada), faksimili (bila ada)

d. Nomor kotak pos atau tromol pos (bila ada)

e. Nama alamat kawat dan nomor telex (bila ada)

f. Moto (bila ada)

g. E-mail, situs (bila ada)

h. Macam usaha

i. Nama dan alamat kantor cabang (bila ada)

j. Nama bankir (untuk referensi)

k. Lambang atau simbol (logo) dari organisasi atau instansi yang bersangkutan.

l. Kepala surat untuk swasta dibuat bebas sesuai dengan citra pemilik perusahaan, tetapi untuk dinas pemerintah ada ketentuan tersendiri.

2. Tanggal Surat

Apabila sudah ada kepala surat, maka menuliskan tanggal tidak perlu didahului oleh nama tempat/kota. Tanggal, bulan, dan tahun dituliskan secara lengkap. Contoh: 28 Februari 2006 29 Juni 2006. 

3. Nomor Surat

Setiap surat resmi yang keluar hendaknya diberi nomor, yang biasanya dinamakan nomor verbal (urut). Nomor surat dan kode tertentu pada surat dinas itu berguna untuk:

a. Memudahkan pengaturan dan penyimpanan sebagai arsip

b. Memudahkan penunjukan pada waktu mengadakan hubungan surat menyurat

c. Memudahkan mencari surat itu kembali bilamana surat diperlukan

d. Memudahkan petugas kearsipan dalam menggolongkan (mengklasifikasikan) penyimpanan surat

e. Mengetahui jumlah surat keluar pada suatu periode tertentu

Contoh nomor surat

105/Dir – MS/VI/06

ket: 
105 = Nomor urut surat keluar
Dir-MS = Direktur PT Mandiri Sejahtera
VI = Bulan Juni
06 = Tahun 2006.

4. Lampiran

Surat yang melampirkan sesuatu misalnya kuitansi atau fotokopi, dalam bagian surat perlu dituliskan kata “lampiran”, yang diikuti jumlah yang dilampirkan. Misalnya, lampiran : 2 (dua) eksemplar atau 1 (satu) berkas. Untuk surat bisnis ada 2 cara: a. di bawah nomor b. atau di kiri bawa.

5. Hal atau perihal

Sebaiknya pada setiap surat resmi, baik surat dinas pemerintah maupun swasta (bisnis), selalu dicantumkan pokok atau inti dari surat tersebut. Pada surat dinas pemerintah, penulisan kata “Hal” atau “Perihal” dicantumkan di bawah kata “Lampiran” secara vertikal, dengan catatan tidak boleh melewati tanggal surat. Penulisan perihal ada 3 cara yaitu:

a. Sebelum penulisan alamat dalam

b. Setelah penulisan selesai alamat dalam

c. Setelah salam pembuka  

6. Alamat yang dituju

Dalam menulis alamat surat, alamat luar (di amplop surat) harus sama dengan alamat dalam (alamat yang dituju) Ada dua cara penulisan nama orang yang dituju;

a. Dengan mencantumkan kata “Saudara, Bapak, Ibu”

b. Namun apabila pengirim surat mau menyebut secara resmi dengan jabatan, pangkat, atau gelar akademis yang ada pada penerima surat, di depan nama si tertuju tidak perlu didahului sebutan Bapak, Ibu, Saudara.

Dinas pos menyarankan agar dalam menuliskan alamat pada sampul surat hendaknya jelas dan lengkap dengan Kode Pos agar memudahkan penyampaian surat. Contoh menulis alamat:

a. Alamat yang ditujukan kepada perorangan

Contoh:

Yth. Sdr. Dewi Sukmasari, S.E.

 Jln. Jend. Suprapto No. 96

 Bandar Lampung 35157

b. Alamat yang ditujukan kepada nama jabatannya

Contoh:

Yth. Direktur PT Mandiri Sejahtera

 Jln. Anggrek Raya No. 307

Jakarta 13465

c. Alamat yang ditujukan kepada nama instansi/perusahaan

Contoh:

Kepada PT Pembangunan Jaya

 Jln. Rasuna Said Kav. 13

 Jakarta 12540

d. Alamat yang ditujukan kepada pejabat pemerintah dari perusahaan swasta

Contoh:

 Yth. Kepala Kantor Wilayah

 Departemen Pendidikan Nasional

 Propinsi Lampung

 Jln. Wolter Monginsidi No. 11

 Bandar Lampung

e. Penulisan alamat dari pejabat pemerintah kepada direktur perusahaan swasta tidak perlu menggunakan sebutan apapun

Contoh:

 Yth. Direktur Utama PT Andalas

 Jln. Soekarno Hatta 397

 Bandar Lampung 35672

f. Penulisan alamat dengan menggunakan u.p.

Contoh:

Yth. Direksi Bank Central Asia

u.p. Ibu Ani Suwarsi, S.E., M.B.A

Direktur Perkreditan Plaza BCA, Lt. XXI

Jln. Cassablanca 121

Jakarta 12103

g. Penulisan alamat yang ditujukan kepada pemasang iklan

Contoh:

Yth. Pemilik Po. Box 405/Jkt

Jakarta 12005 atau

Kepada Po. Box. 405/Jkt

Jakarta 12005

7. Salam Pembuka

“Salam pembuka” atau salutasi merupakan tanda hormat penulis sebelum memulai pembicaraan. Namun untuk surat resmi/dinas pemerintah lazimnya tidak perlu diberi salam pembuka. Salam pembuka pada surat niaga yang lazim digunakan ialah kata-kata:

 Dengan hormat,

 Saudara …….. yang terhormat,

 Bapak ……… yang terhormat,

Salam pembuka untuk surat-menyurat pribadi/umum biasanya dipengaruhi oleh adat daerah atau agama yang dianut. Misalnya:

 Assalamualaikum Wr.Wb.

 Salam hormat,

8. Isi Surat (tubuh surat)

Isi surat atau juga disebut tubuh surat terdiri atas alinea pembuka, isi surat dan alinea penutup.

a. Alinea Pembuka 
Merupakan pengantar ke isi surat yang sesungguhnya guna menarik perhatian pembaca kepada pokok pembicaraan dalam surat tersebut. Contoh alinea pembuka pada surat yang bersifat pemberitahuan, pernyataan, permintaan, atau laporan:

1. Dengan ini kami beritahukan bahwa ……

2. Bersama ini kami lampirkan …..

3. Kami mengundang …..

4. Sesuai dengan pemberitahuan ….

5. Dengan sangat menyesal kami beritahukan bahwa …..

6. Perkenankanlah kami melaporkan

7. Menyambung surat kami tanggal … No. ...

Orang sering mengacaukan pemakaian kata : “bersama ini” dan “dengan ini” dalam menulis surat. Perkataan “bersama ini” hanya dipakai apabila pada surat ada sesuatu yang disertakan atau dilampirkan. Contoh alinea pembuka pada surat balasan :

1. Sehubungan dengan surat Saudara tanggal …… No. ...

2. Membahas surat Saudara tanggal….. No. ...

3. Memenuhi permintaan Saudara melalui surat tanggal …… No. ...

4. Memperhatikan surat Saudara tanggal ... No. ...

5. Surat Saudara tanggal .... No. .... telah kami terima dengan baik. Sehubungan dengan itu ……

b. Isi Surat

Isi atau pokok surat yang sesungguhnya memuat sesuatu yang diberitahukan, dilaporkan, ditanyakan, diminta atau hal-hal lain yang disampaikan pengirim kepada penerima surat. Untuk menghindarkan salah tafsir dan demi efisiensi, isi surat hendaknya singkat, jelas, tepat dan hormat. Hindari penulisan kalimat yang panjang dan bertele-tele. Kalimat dalam surat itu haruslah memenuhi kaidah bahasa Indonesia yang baku. Misalnya jangan sampai ada kalimat yang tanpa subyek, atau hanya terdiri dari keterangan tempat saja (baca syarat surat yang baik).

c. Alinea Penutup

Merupakan kesimpulan dan berfungsi sebagai kunci atau penegasan isi surat. Dalam alinea penutup biasanya mengandung harapan pengirim surat atau ucapan terima kasih kepada penerima surat dan pembicaraan telah selesai. Contoh:

1. Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.

2. Kami berharap kerjasama kita membuahkan hasil baik dan berkembang terus, terima kasih.

3. Sambil menunggu kabar selanjutnya, kami ucapkan terima kasih.

4. Demikian laporan kami, semoga mendapat perhatian Saudara.

5. Besar harapan kami atas terkabulnya permohonan ini dan untuk itu kami ucapkan terima kasih.

9. Isi surat (tubuh surat)

Fungsi salam penutup ialah untuk menunjukkan rasa hormat dan keakraban pengirim terhadap penerima surat. Contoh:

a. Hormat kami,

b. Salam kami,

c. Wassalam,

Pada surat dinas pemerintah tidak dicantumkan salam penutup melainkan cukup disebutkan nama jabatan atau kantornya, kemudian mencantumkan nama terang di bawah tandatangan. Dewasa ini di bawah nama terang dituliskan pula Nomor Induk Pegawai (NIP). Contoh: Kepala Biro Kepegawaian Mahatir Muhammad NIP. 160081022 10/11. Tandatangan dan Nama Terang Penanggung Jawab Surat Surat yang ditandatangani oleh pejabat yang berhak atau oleh orang lain atas nama pejabat yang berwenang adalah sah. Sebaliknya surat yangg ditandatangani oleh orang yang tidak berwenang dianggap tidak sah dan tidak berlaku. Di bawah nama terang, untuk surat resmi/dinas pemerintah selalu dicantumkan NIP. Gunanya untuk mengetahui identitas unit organisasi tiap-tiap departemen.

12. Jabatan Penanggungjawab Surat

Untuk surat niaga biasanya di bawah nama terang penanggungjawab surat dicantumkan jabatan dari penanggungjawab tersebut. Pencantuman jabatan penanggungjawab ini selain untuk mengetahui dari bagian mana surat itu dikeluarkan, juga untuk menunjukkan bobot isi surat tersebut dan kewenangan.

13. Tembusan

Tembusan (c.c. = carbon copy;) surat atau tindasan dikirimkan ke beberapa instansi atau pihak lain yang ada kaitannya dengan surat yang bersangkutan.

Tembusan:

1. Kepala Dinas Pendidikan Propinsi Lampung

2. Gubernur Lampung

3. Walikota Bandar Lampung

4. Arsip

Atau cc.:

1.

2.

14. Inisial

Inisial atau singkatan biasanya diambil huruf pertama dari nama penyusun konsep surat dan pengetik surat tersebut. Biasanya hal ini hanya dipakai pada surat niaga. Gunanya untuk mengetahui siapa konseptor surat tersebut dan siapa pula pengetiknya, sehingga bila dikemudian hari terjadi kekeliruan, maka mudah mengurusnya. 

untuk mendownload bentuk doc nya silakan klik disini

Lokasi:

Berbagi :